|
وحده خدمه الجمهور
الأهداف
:
-
حلقه
وصل مع الجمهور والصندوق .
-
تحسين مستوى جوده الخدمات المقدمة للجمهور والتطوير الإداري.
-
تحديد وفهم احتياجات طالبي الخدمة بشكل واضح .
-
الارتقاء بالخدمات المقدمة من الصندوق للجمهور .
-
تسهيل وتبسيط إجراءات الحصول علي الخدمات المقدمة وتنظيمها.
-
العمل على الحد من الروتين الإداري بالتعامل المباشر بين طالبي
الخدمة والإدارات المختصة
-
استقبال طالبي الخدمة والتعامل معهم بأسلوب عصري وحديث والتخاطب
معهم لفهم متطلباتهم .
-
انجاز
المعاملات وتسليمها لطالبي الخدمة في الموعد المحدد.
-
عدم
تنقل طالبي الخدمة بين الطوابق والمكاتب المختلفة.
-
رفع
مستوى الوعي لدي ا لجمهور بدور الصندوق ومساعيه لتحجيم المركزية.
أسلوب العمل :
1-استقبال الزائرين من الجهات الاخري و طالبي الخدمات.
2-استقبال طالبي الخدمات و إرشادهم بشروط وإجراءات المعاملات وتزويدهم
بنماذج / البرشورات بالتنسيق مع الإدارات.
3-فحص
الطلبات والوثائق المقدمة من طالبي الخدمة للتأكد من مدى استيفائها
لشروط الحصول علي الخدمة المطلوبة.
4-تحديد
موعد طالبي الخدمة لاستلام معاملته في قسيمه الاستلام المسلمة لهم .
5-عرض
المعاملات على المدير التنفيذي من أجل إحالتها إلى الادارت المختصة.
6-
متابعه الإدارات المختصة لضمان إنجاز الخدمات المطلوبة وتسليمها
لطالبي الخدمة في الموعد المحدد لهم.
7-تدوين
هواتف طالبي الخدمة لإبلاغهم بأي مستجدات تتعلق بانجاز المعاملات .
8-التنسيق مع الإدارات المختصة للقاء بطالبي الخدمة إذا تتطلب الأمر.
9-الرد
علي الاستفسارات والاتصالات الواردة الهاتفية ،الفاكس، البريد العادي ،
البريد الكتروني)
10-استقبال البريد الوارد من خارج سواء عن طريق (مكاتب البريد،
المستفيدين ) وتسجيلها أو قيدها ووضع أرقام مسلسله وتواريخ لكل
المعاملات بشكل يومي في سجلات المخصصة لها يدوي وآلياً والعمل على
تسليمها للإدارات المختصة وفق النظام المعد لذلك واستقبال المذكرات
الصادرة من الصندوق إلي الجهات الحكومية الأخرى أو الفروع ألتابعه
للصندوق في المحافظات.
11-تصويرالمعاملات وفرزها وأرشفته أو تصنيفها بحسب نوعها وفقاً
للإدارات المختصة
التوقعات:
1-
إعطاء شكل لائق ومنظم لزائرين وطالبي الخدمة القادمين إلى الصندوق .
2-
التسهيل في تقديم الخدمات لطالبي الخدمة
3-
التعاون مع الإدارات العامة والأقسام التي تمثلها الوحدة في إنهاء
المهام بشكل سريع بدون إهمال أو تأخير أو مضايقة لطالبي
الخدمات.
4-
تقليص حجم الاتصال المباشر بين طالبي الخدمة و الإدارات العامة
وأقسامها.
5-
تجنب أي إشكاليات قد تحصل بين الموظفين و طالبي الخدمة.
قنوات الاتصال:-
-
الزائرين.
-
الفاكس.
-
الهاتف.
-
البريد العادي.
-
البريد
الكتروني
المخرجات :-
أولا:مخرجات يدوية وآلية:
1- تقارير
إحصائية بعدد طلبات الخدمة المنجزة والغير منجزه على مستوى كل إدارة.
2- إحصائية
وتقارير تفصيلية بحجم وعدد طالبي الخدمة" يوميا وشهريا".
ثانياً : مخرجات فنيه:
1- ا لتعرف علي مدى سرعه الانجاز لنشاطات الوحدة و الإدارات
العامة بالصندوق .
2- تحديد ومعرفه الزمن الفعلي لإنجاز المعاملات بشكل دائم.
3- تقليل الوقت والجهد اللازم لإنجاز الخدمة
4- تحسين درجه رضا طالبي الخدمة.
5- تبسيط الإجراءات لطالبي الخدمة
حركه المتابعة الداخليه
سجل ( الوارد الصادر القيد) للمعاملات علي مستوي الإدارات
|
م |
تاريخ الوارد |
اسم المستفيد |
نوع المعاملة |
الجهة الصادر إليها |
التاريخ |
المدة الزمنية |
ملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
استلام المعاملة
|
م |
الاداره العامه |
نوع المعاملة |
الوثائق المطلوبة |
موعد الوصول |
صاحب المعاملة |
ملاحظات |
|
التاريخ |
الوقت |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
كشف المعاملات المنجزة علي مستوي الإدارة العامة
خلال الفترة / / م الى الفترة / / م
|
م |
الاداره العامة |
عدد المعاملات المنجزة |
نسبه الانجاز |
ملاحظات |
|
|
|
|
|
|
كشف المعاملات غير منجزه علي مستوي الإدارة العامه
خلال الفترة / / م إلى الفترة / / م
|
م |
الإدارة العامة |
عدد المعاملات غير المنجزة |
نسبه الانجاز |
ملاحظات |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
